5 sätt att säkerställa att det inte gör det

Om ditt företag inte använder övervakningsteknik för att spåra ditt arbete ännu, kommer det förmodligen att göra det snart, enligt data. Men övervakning kan urholka förtroendet och skada redan bräckliga företagskulturer – och det kanske inte ens mäter rätt saker.

Oavsett utmaningarna vänder sig många organisationer till spårningsteknik för att mäta produktivitet, särskilt med fler anställda som arbetar hemifrån. Och denna trend blir allt vanligare med alla typer av arbetare, även de för vilka spårning kan verka som en sträcka. Präster som hålls till ett poängsystem baserat på hur många gånger de checkar in med patienter, eller medicinska arbetare vars handtvätt spåras är bara början. Förekomsten av övervakningsteknologi, minskningen av personligt arbete och pressen på företagets resultat verkar alla ha skapat en perfekt storm för att spårning ska bli den nya normen.

Konsekvenserna av dessa förmågor och system – både avsedda och oavsiktliga – är betydande, och tillväxt inom avkänningsteknik kommer att få långtgående konsekvenser för våra sociala normer och system. Datainsamling är inte negativt i sig, det handlar om hur transparenta företag är i att samla in information och de val de gör om hur data används.

Bred användning av övervakning

Många sorters spårning är vanliga, från spårning av e-post, telefonsamtal eller tangenttryckningar till att räkna antal badge-ins till kontoret. Ansiktsigenkänning och ljud- och videoinspelningar blir allt vanligare. Och arbetsgivare hävdar att de behöver spårningssystem för att övervaka produktiviteten, men också för att säkerställa efterlevnad av policyer eller skydd av känslig data. De använder också data för att fatta affärsbeslut eller förbättra processer.

Enligt en studie av Top10VPN, den globala efterfrågan på programvara för övervakning av anställda ökade med 78 % i januari 2022, vilket är den största ökningen på flera år, och efterfrågan har stadigt ökat under de senaste åren. Forskning av Gartner fann det under de kommande tre åren, 70 % av de stora företagen kommer att använda spårningsprogramvara. Annan rapport uppskattad 8 av 10 av de största privatägda företagen använder det idag.

Men arbetare gör motstånd, enligt en studie av Morning Consult som fann att ungefär hälften av teknikarbetarna skulle sluta med ett jobb eller undvika att ta ett nytt jobb om de visste att spårning förekom. Ytterligare forskning av Gartner upptäckte att 10 % av de anställda försöker lura spårningssystem för att behandla sina data eller undergräva dem.

Problemet med övervakning

Det finns gott om problem med övervakning, men det kan också vara ett faktum framöver – och något folk kommer att behöva vänja sig vid. Inom en värld där din data finns överallt, enheter lyssnar på dina ord, kameror övervakar ditt ansikte och GPS-system vet var du befinner dig, kan det vara oundvikligt att spåra organisationen överallt.

Men som så många saker, det är inte vad, det är hur. Om företag ska använda övervakning eller medarbetarövervakning finns det sätt att göra det mindre skadligt för kulturen och behålla förtroendet i processen.

#1 – Var öppen

Lita på alla typer av relationer—med människor eller med organisationer — bygger på öppenhet som en grundläggande utgångspunkt. Som ett resultat, om en organisation ska använda spårningsprogram, är det klokt att låta folk veta om spårningen. Medan anställda kanske inte vill bli spårade, när det görs utan medarbetarnas kunskap, kan det urholka förtroendet (ännu mer).

Företag kan balansera behovet av både säkerhet och integritet genom att utbilda människor om varför de samlar in information och vara så transparenta som möjligt. Förtroende och positiv kultur förstärks också genom att ge fler valmöjligheter och kontroll – vilket ger anställda möjlighet att välja bort datainsamling när det är möjligt. Låt folk veta vad som spåras och informera folk om när de spåras och under vilka förhållanden.

Om spårningen görs i syfte att stödja anställda eller förbättra processer, borde det inte vara en utmaning att vara öppen med det. Men om spårning sker som en gotcha-strategi – där målet är att fånga människor som missköter sig eller straffa dem – kommer relationerna med anställda och kulturen att betala höga priser.

#2 – Var på riktigt

Företag gör också klokt i att inse begränsningarna hos spårningssystem. De kanske kan räkna tangenttryckningar, men inte övervaka i vilken utsträckning en anställd är en bra lagspelare, eller hur en arbetare bidrar till företagets trovärdighet genom att leverera enastående kundservice. Produktivitet är en liten bild, medan prestanda (som inkluderar alla typer av mindre kvantifierbara färdigheter) är den större bilden.

Och övervakningssystem är bara lika effektiva som de antaganden som driver algoritmerna. Om ett system övervakar en anställds snabbhet i att läsa e-postmeddelanden, kanske det inte står för behovet av att göra anteckningar eller återspegla innehållet i e-postmeddelandet. Om ett system mäter möteseffektivitet genom att räkna antalet hierarkiska skikt (ledare och deras ledare) i sessionen, kanske det inte står för en kultur där ledare är delaktiga eller på lämpligt sätt. Det är svårt att motstå att anropa Platon, den klassiska filosofen som sa att om människor inte förstår sina verktyg, är de förutbestämda att bli verktyg för sina verktyg – uråldrig visdom förvisso.

Spårningssystem misslyckas också med att redovisa det arbete som anställda gör när de inte är framför sin dator. De timmar en arbetare ägnar åt att reflektera över ett problem offline, vilket leder till ett genombrott. Eller den tid en anställd ägnar åt affärsläsning eller nätverkande som är viktiga för effektiviteten, men som inte återspeglas i hastigheten på inmatning av bärbara datorer.

#3 – Var tydlig

Det är också bra att vara tydlig med varför övervakningstekniken används, och att kommunicera de förväntningar på prestanda som följer med den. Används spårningen till exempel för att övervaka produktiviteten eller för att skydda företagsinformation? Dessutom, hur kommer det att användas i prestationsöversikter och beslut om lön och befordran?

Det är också viktigt att klargöra de delar av prestanda som går utöver spårning. Förutom tangenttryckningar, hur mäts samarbetsbeteende? Och hur tillskrivs nya idéer eller briljanta innovationer en anställds prestation? Att låta människor veta inte bara vad som räknas, utan vad som är viktigt är viktigt för att motivera dem om de typer av arbete som kommer att vara mest meningsfullt och bidra till deras karriärutveckling.

#4 – Var fokuserad

Företag är mest effektiva när människor är engagerade, inspirerade och bemyndigade – så det är avgörande att säkerställa att övervakningstekniken ger fördelar inte bara för organisationer utan även för anställda. En del av det mänskliga tillståndet är ömsesidighet – när människor får något är de motiverade att ge något i gengäld. Överväg träningsspårning där människor fritt ger sina mest personliga uppgifter till företag eftersom de får något meningsfullt i gengäld – data om sin hälsa som de tycker är användbara.

När du använder medarbetarövervakning, fokusera på hur anställda kan hämta värde. Hur kan kalenderspårning hjälpa anställda att ta mer ledigt? På vilka sätt kan e-postspårning resultera i belöningar eller bonusar? Och hur kan data med märkessvep hjälpa människor att hitta vänner på kontoret eller planera för communityeventet den dag de flesta är på kontoret?

#5 – Var mänsklig

När organisationer använder spårning är det också viktigt att utveckla ledare som kan använda data på konstruktiva sätt. Om data används för att mikrohantera eller hota, kommer det säkerligen att skapa atmosfärer där människor är misstroende och där de kommer att sakna motivation eller engagemang. Alternativet är att ge människor så mycket kontroll över sitt arbete och sin data som möjligt och att ge dem öppen tillgång till datan.

Dessutom bör uppgifterna vara en del av pågående samtal om inte bara vad som räknas, utan den övergripande prestationen hos medarbetaren inklusive hur deras arbete bidrar till helheten, var de är och var de vill utvecklas.

När det är som värst kan övervakning avhumanisera och distansera människor – eftersom rapporterna och kalkylbladen prioriteras över relationer. Men motsatsen är bäst för engagemang – människor som känner sig värderade, respekterade och stöttade i sitt arbete.

Kortfattat

Om företag ska spåra anställda kommer den övergripande kulturen och relationerna att göra eller bryta processen. För organisationer är idealet konstruktiva, produktiva kulturer där människor vill arbeta, anstränga sig diskretionärt och bidra med sin bästa kompetens.

De bästa kulturerna är transparenta – dela öppet så att anställda kan fatta de mest välgrundade besluten. De skapar innovation genom att främja lämpligt risktagande och uppmuntrar anställda att dela och utforska. De sätt som företag samlar in, spårar och övervakar information skickar viktiga meddelanden till anställda om värde och förtroende.

När organisationer värderar anställda, skapar kulturer av öppenhet och respekt och håller ledare ansvariga för att hantera effektivt, går dessa långt mot att människor accepterar övervakning som ett system för att stödja arbetet, snarare än verktyg för att manipulera, kontrollera eller ta bort livskvalitet. I slutändan måste företag göra det som är rätt – inte bara vad som är möjligt – genom att använda sina värderingar som vägledning.