En virtuell presentationslektion från Dallas Cowboys

Dallas Cowboys, ledda av deras superstar-quarterback Dak Prescott, har tagit en plats i det kommande slutspelet, men de fick lite hjälp av en annan – högst osannolik – källa: två akademiker vid University of North Texas Center for Learning Experimentation. Enligt Andrew Beatons berättelse i Wall Street Journal, engagerade Cowboys Ruthanne Thompson och Adam Fein för att hjälpa till att upprätthålla den höga nivån av intensitet på deras avgörande teammöten när de blev virtuella på grund av pandemin. 

De många begränsningarna och distraktionerna som är inneboende i virtuella möten gör det mycket utmanande att hålla publiken involverad. Oavsett om du är en professionell fotbollsspelare eller en lärare, driver en smygstart eller planerar ditt nästa virtuella cocktailparty, ta lärdomarna från Thompson och Fein som Beaton beskrev i sin artikel:

…håll det enkelt eftersom en av de största fallgroparna med att försöka undervisa i den virtuella miljön är informationsöverbelastning. De sa till tränarna att hålla fler korta pass i stället för maraton. De visade hur man gör varje möte interaktivt, för att förhindra att spelare tappar fokus när de lyssnade på en tränare som drönade om ett specifikt koncept eller film. De förklarade till och med vikten av var alla gjorde sina virtuella studier, även om de alla var på olika platser.

För att omsätta Thompson och Feins råd i praktiken i affärer, så här har jag implementerat de fyra nyckelpunkterna som är understrukna i stycket ovan i mina egna virtuella program: 

1. Enkelhet. Eftersom virtuella möten omvandlar den tredimensionella, stereofoniska miljön av personliga engagemang till tvådimensionella frimärksbilder och monoljud, är kommunikationskanalen mellan presentatören och publiken betydligt mindre. Som kompensation har jag reducerat djupet av mitt innehåll till nyckelteman och sedan fortsätter jag med att utveckla dessa teman med den sokratiska metoden för ifrågasättande och öppna diskussioner.

2. Korthet. De många distraktionerna hos WFH ger ofta korta uppmärksamhetsintervall. Där mina personliga coachningssessioner pågick hela åtta timmars dagar, begränsar jag nu de virtuella sessionerna till fyra (och vid sällsynta tillfällen, fem) timmar. 

3. Interaktivitet. Begränsningarna för ljud i virtuella möten som leder till en hel del fumlande för att stänga av och stänga av ljudet, gör ofta publiken ovilliga att säga ifrån. För att öka deltagandet har jag lagt till många omröstningar, övningar, applikationsdelning, virtuell whiteboarding och gruppaktiviteter.

4. Mötesplats. Den grundläggande virtuella mötesutrustningen – datorer, kameror och mikrofoner – tenderar att tvinga presentatörer till en fast position, vilket begränsar deras rörelser på ett onaturligt sätt. Jag rekommenderar att du använder ett stående skrivbord som gör att presentatörer kan stå och röra sig.

Stanford Universitys Human Interaction Lab håller med. I sin utmärkta artikel om Zoom-trötthet rekommenderar de att:

… människor tänker mer på rummet de videokonferenser i, var kameran är placerad och om saker som ett externt tangentbord kan hjälpa till att skapa distans eller flexibilitet. En extern kamera längre bort från skärmen gör till exempel att du kan ta fart och klottra i virtuella möten precis som vi gör i riktiga möten.

Som en bonus, låt mig lägga till ett femte råd, om den viktigaste faktorn i all mänsklig kommunikation, ögonengagemang. Faktum är att du hittar tre enkla tekniker för att engagera din virtuella publik i min tidigare Forbes-blogg.

Enkelhet, korthet, interaktivitet, rörelse och ögonengagemang kanske inte får dig eller ens Dak Prescott in i Super Bowl, men de kan optimera dina virtuella möten.