Kan färre möten vända tyst avslutning? Forskning säger "ja"

Kravet på "noll möten" har blivit ett förhandlingskort för anställda som överväger ett jobbbyte, enligt en ny studie från mjukvaruföretaget Otter.ai och University of North Carolina i Charlotte. Deltagarna rapporterade att de hade för många möten i sina kalendrar, vilket gör att de känner sig "irriterade" och "frustrerade".

I andra nyheter...vatten är våt.

Interna möten har varit ett taggigt område i mer än ett decennium, men hävstångseffekten av anställda under massavgången borde motivera ledare att ompröva denna aspekt av sin organisation. Som arbetsplatsexpert med flera böcker och en TED-diskussion När det gäller förenkling har "noll möten" varit mitt rop i flera år.

ANNONS

Genom processen att forska Varför enkelt vinnerJag fann att arbetsplatsens komplexitet härrörde från två källor: själva organisationen och enskilda anställda. Organisatorisk komplexitet relaterar till branschregler, såväl som antalet personer, steg, beslut och datapunkter som krävs för att göra något meningsfullt i ditt företag. Till exempel antalet godkännanden i din anställningsprocess eller efterlevnadskraven för att hantera konsumentdata i Storbritannien eller Sydkorea.

Individuell komplexitet, å andra sidan, hänvisar till byråkrati skapad av en person eller en enda organisation. En verklig instans är den VP som håller ett femtimmars veckomöte eller affärsenheten med en speciell förmåga för PowerPoints som innehåller 200 plus bilder.

I det egna företaget påverkas möten av såväl organisationskulturen som de individer som leder och deltar i dem. För att utrota komplexiteten i möten som du leder eller deltar i, svara på följande sex påståenden med antingen "Konsekvent", "Ibland", "Sällan" eller "Aldrig".

ANNONS

1. Jag spenderar 20 % eller mindre av min tid varje vecka på improduktiva möten/samtal.

2. Jag driver/uppmuntrar mitt team att arbeta med förenkling i åtanke.

3. Mötena som jag leder börjar och slutar i tid.

4. Möten i min org har ett tydligt syfte och agenda.

5. Endast viktiga personer är inbjudna till möten jag deltar i.

6. Jag känner mig bekväm med att tacka nej till mötesinbjudningar eller delegera närvaro till någon annan.

ANNONS

Beräkna din totalsumma genom att använda följande styrkort för varje svar:

· Konsekvent = 0

· Ibland = 1 poäng

· Sällan = 2 poäng

· Aldrig = 3 poäng

Om du räknade 1 till 4 poäng, leta efter möjligheter att förenkla möten i din organisation. Just nu är den här aspekten av din vardag funktionell men åtminstone ett "Aldrig" eller "Sällan" svar skapar komplexitet. Undersök det området och korrigera nu för att undvika kontaminering i andra delar av verksamheten.

ANNONS

Om din totala är 5 till 9 poäng, visar möten i din organisation symtom på komplexitet och om de lämnas okontrollerade kommer de sannolikt att spridas till andra aspekter av verksamheten. Överväg att utföra en mötesrevision omedelbart för att avgöra vilka möten som är värdefulla - och vilka som bör kastas i en eldsjö.

Om du fick poäng 10 till 14 poäng, möten är en stor källa till komplexitet. Det är troligt att problemet går utanför din organisation och sträcker sig till hela företaget. Med komplexitet som påverkar allt från statusmöten och brainstormsessioner till planering och beslutsfattande, har ditt företag förmodligen fastnat i första växeln på flera fronter.

Slutligen, om du beräknat en summa av 15 eller flera, har möten nått farliga nivåer av komplexitet. Även om företagets resurser slösas bort i en alarmerande takt, har anställda accepterat status quo. Människor är resignerade till en mentalitet av tyst att sluta eller så försöker de aktivt sabotera förändringsagenter. Hur som helst, tillståndet för dina möten kräver omedelbar uppmärksamhet.

ANNONS

Dela nu de sex påståendena och diagnoserna med dina team och be dem att generera de troliga orsakerna till att komplexiteten har kapat möten – och ge idéer för att förenkla. Schemalägg en session för att diskutera både orsaker och lösningar, som ska fångas på en whiteboard.

Efter att ha diskuterat genomförbarheten av lösningar, rösta om vilka tre som ska genomföras omedelbart - och gör det. Exempel på lösningar kan vara "begränsa möten till åtta eller färre deltagare" eller "varje mötesinbjudan måste innehålla en agenda" och "förbinda sig till mötesfria fredagar." För att förhindra en återgång till verksamheten som vanligt, överväg att skapa ett mötesmantra med dessa förväntningar och dela det över hela företaget.

Om du behöver validera detta nya tillvägagångssätt för den större verksamheten, inkludera en påminnelse om att möten är dyra. Att minska eller eliminera onödiga möten kommer inte bara att förbättra medarbetarnas moral och öka kvarhållandet, det också hjälper organisationer att drastiskt sänka kostnaderna. För företag med 100 anställda är besparingen runt 2.5 miljoner dollar per år och för företag med 5000 ökar siffran till mer än 100 miljoner dollar.

ANNONS

Att undersöka hur möten genomförs i din organisation – och eliminera de som har överlevt sin användbarhet – kan hjälpa till att behålla anställda och styra verksamheten mot högre produktivitet. Uppmuntra ditt team att avböja alla möten utan ett tydligt syfte, beslutsfattare eller agenda och belöna anställda som konsekvent visar mod på detta område. Fortsätt att ifrågasätta nya möten och effektivisera nuvarande möten så kommer du att se en förändring bort från att sluta tyst och mot ett smartare och enklare sätt att arbeta.