Kaos i huset: Hantera komplexiteten på arbetsplatsen

I en tidigare artikel, talade jag om hur komplexitet på arbetsplatsen och arbetsöverbelastning fungerar som en våg av motstånd som driver mot alla ansträngningar från ledarnas sida för att föra organisationen framåt. Och förklarade hur det över tid kan byggas in i en tsunami som överväldigar och dränker arbetsstyrkan.

När detta inträffar försämras prestandan när ledare blir mer frustrerade och desorienterade. Mer oroande är hur arbetskraftens moral försämras och arbetarna börjar tänka på sina alternativ, som att hoppa skepp. Att rätta till denna situation är i bästa fall svårt, och i många fall är det helt omöjligt utan nytt ledarskap.

Mycket vetenskapligt arbete har bedrivits på arbetsplatsen och dess inverkan på arbetskraften. Här är ett par punkter som du kommer att hitta om och om igen:

• Arbetsplatsens komplexitet och arbetsöverbelastning ökar och har en direkt inverkan på organisationens prestation.
• Med tiden kommer en kaotisk arbetsplats inte bara att försämra organisationens prestanda utan även förringa organisationens kultur.

Den bortgångne Peter Drucker, utropade århundradets managementguru av The New York Times, påminde oss upprepade gånger, "Kaos är en möjlighet, inte ett hot." Han hyllade denna övertygelse under sin femtioåriga karriär som managementkonsult. Han trodde att att förvandla kaos till möjligheter var ett tecken på en stor ledare.

Han bevisade gång på gång att så var fallet. Men förändras saker? Är det nuvarande paradigmskiftet annorlunda? När teknologins spridning fortsätter att göra arbetsplatsen till en allt mer komplex miljö för att få saker gjorda, är det möjligt att vända kaos till möjligheter.

Till viss del upplever alla företag en viss grad av kaos, men det är oftast hanterbart. Jag vågar påstå att ledande i en kaotisk miljö är vanligare idag än någonsin tidigare. Det som oroar ledare mest är att det sliter på den mänskliga anden. Att kämpa med kaos på arbetsplatsen idag är mycket svårare än det en gång behövdes. Jag tror att Drucker har rätt. Stora ledare kommer att höja sig över striden och förvandla kaos till möjlighet att få konkurrensfördelar. Som du kan lita på!

När arbetsplatsen blir kaotisk är det vanligtvis många faktorer som spelar in, och ingen är mer bidragande än den stora mängden arbetsflöde. Arbetsöverbelastning är ett direkt resultat av ett överflöd av arbetsflöden. När volymen av arbetsflödet överstiger den mänskliga förmågan att klara sig smyger kaos sig in.

En stor studie som förstärker hur enbart volymen av arbetsflödet kan leda till kaos på arbetsplatsen publicerades i Journal of Organizational Behavior år 2020. Med titeln "Dynamiska flödesmönster på arbetsplatsen,” den kom fram till följande:

1. Flödet på arbetsplatsen representerar en hög grad av inom individuella (till sig själv) variabler som karakteriseras som kaotiska i 75 procent av de studerade fallen.
2. Höga flödesnivåer är förknippade med kaos.
3. Olika nivåer av flödesupplevelsen ses som en sammanslagning av handlingar, medvetenhet, ålder och jobbtyp är förknippade med uppkomsten av olika, ofta oönskade mönster (t.ex. kaotiska, slumpmässiga).

Denna studie, som så många andra om arbetsplats- och arbetskraftsdynamik, lämnar inga tvivel om att enbart volymen av arbetsflödet är tillräckligt för att förvandla arbetsplatsen till kaos. Detta gör att ledare känner sig överväldigade när de försöker hålla jämna steg. Studien visade också att ju längre kaoset kvarstår på arbetsplatsen, desto mer försämras prestationen.

En ledande befattningshavare hos en vårdklient som upplevde stora problem med att få kontroll över riktningen för organisationens prestation kan ha sagt det bäst när han deklarerade: "Vi har kaos i huset!" Detta är början på slutet för många ledare, vilket var fallet med denna ledare. Att återta kontrollen över en kaotisk arbetsplats kräver vanligtvis att organisationen ersätter nuvarande ledarskap.

Medan han diskuterade hur spridningen av teknologi bidrar till kaos på arbetsplatsen med avlidne Pete Bradshaw, VD för Organizational Consultants Inc., School of Organizational Management professor vid University of North Carolina, och en adjungerad konsult till vårt företag, delade han, " En primär orsak till dagens kaotiska arbetsplats kommer från arbetsöverbelastning. Chefer använder teknik som ett vapen för att minska antalet anställda som i stor utsträckning är ansvarig för den ökade arbetsbelastningen. Med tiden blir anställda mindre uppmärksamma, mindre engagerade och mindre produktiva, vilket leder till dåliga organisatoriska prestationer."

Jag har också sett ledare som använder teknik för att rättfärdiga att dra på sig gummibandet av resurser som tror att det bara kommer att göra det möjligt för organisationen att göra mer med mindre. Att periodiskt bedöma avkastningen på humankapital och göra lämpliga justeringar är bra och nödvändigt. Men när ledare pressar ner arbetsstyrkan inser du bara att volymen av arbetsbelastningen ökar proportionellt på de återstående arbetarna.

Attityden att "göra mer med mindre" är ett faktum i organisationslivet. Men var inte blind för det faktum att det finns en gräns över vilken organisationen slutar fungera helt och hållet och hur mycket teknik som än läggs på för att rädda situationen – det gör bara saken värre!

Eftersom den våg av motstånd som skapats av spridningen av teknologi fortsätter att tära på märgen av organisationslivet, måste ledare hitta lösningar som förenklar och inte komplicerar dynamiken på arbetsplatsen och arbetsstyrkan. Detta innebär att ändra hur ledare tänker och arbetar – det är aldrig lätt att göra!