För effektiv kommunikation Tone (överraskning!) är viktigast: 5 strategier för effektivitet

Du vet att kommunikation är avgörande för din trovärdighet och effektivitet, men som så många andra saker under de senaste åren har dess betydelse ökat och dess karaktär har förändrats. Med hybrid- och distansarbete skapar distans behov av att kommunicera på nya sätt och med större tonvikt på skrivande och asynkrona förhållningssätt.

Intressant nog, kommunikation bidrar till mental hälsa, inkludering, förtroende, retention och kultur. Och en del av kommunikationen sticker ut: tonen. Hur ditt budskap ramas in och hur det uppfattas av mottagarna kan göra stor skillnad i din och deras framgång.

Kommunikation minskar avstånd

Nya möjligheter att arbeta borta från kontoret, från avlägsna platser och på avstånd har belyst effekterna av kommunikation. Enligt nya uppgifter från Grammarly och Harris Poll82 % av kunskapsarbetarna säger att arbete på distans ökar behovet av att bli en bättre kommunikatör.

Dessutom kämpar människor för att hålla kontakten med kollegor och 45 % av de anställda säger att deras personliga kontakter har lidit baserat på hybridarbete. Den här upplevelsen varierar beroende på generation, med 59% av Gen Z, 48% av Millennials, 45% av Gen X och 28% av Baby Boomers säger detsamma.

Hela 62 % av arbetstagarna säger att bättre kommunikationsförmåga är nödvändig för att främja mångfald och inkludering. Detta gäller särskilt för 75 % av arbetarna som identifierar sig som neurodivergenta – som rapporterar att ineffektiv kommunikation är ett hinder för inkludering medan endast 64 % av de neurotypiska svarandena håller med. Och 77 % av dem för vilka engelska är ett andraspråk (ESL) rapporterar att ineffektiv kommunikation är ett hinder jämfört med 68 % av dem för vilka engelska är deras primära språk.

Men bra kommunikation skapar också en positiv arbetsupplevelse där 52 % av arbetarna säger att asynkron kommunikation gör deras jobb mer flexibelt, 42 % uppger att de är mer produktiva och 34 % säger att de känner en större känsla av delaktighet. Dessutom ses effektiv kommunikation som orsaken till ökad arbetstillfredsställelse för 56 % av de tillfrågade och förbättrade relationer med kollegor för 54 %.

Ton och självförtroende

Det finns många faktorer i effektiv kommunikation – från innehåll och ton till empati, läge och plattform – men tonen verkar vara särskilt kritisk. Faktum är att 53 % av kunskapsarbetarna säger att tonen är viktigare än innehållet i kommunikationen. Men 71 % har svårt att välja rätt ord för att undvika att kränka andra och 56 % känner sig osäkra på att hitta rätt ton för sin kommunikation.

Tone har stor betydelse för hur väl människor samarbetar. Om kommunikationen har en positiv ton,

• 62 % svarar snabbare
• 57 % är mer lyhörda för framtida förfrågningar
• 48 % tar upp problemet eller utför arbetet med högre kvalitet
• Och 59 % uppfattar avsändaren mer positivt

För dem som är på olika kontor i USA, eller på olika kontor utanför USA eller som är helt avlägsna, ökar var och en av dessa procentsatser mellan 3% och 11%.

Skapa den rätta tonen

Att hitta rätt ton är en delikat process och en fin blandning av olika delar av kommunikationen. Så här får du rätt balans.

#1 – Var affärsmässig men vänlig

Ett av de första sätten att hitta rätt ton är att vara affärsmässig, men också vänlig. Du måste finslipa detta tillvägagångssätt för din kultur och din roll, men i allmänhet uppskattar folk en hälsning snarare än att dyka rakt in i ditt innehåll. Och en kommentar som "Jag hoppas att du mår bra" eller en kort bekräftelse av väder eller årstid kan ge en positiv startbana för ett företagsutbyte.

Du bör vara kortfattad och använd särskilt dessa taktiker i ett första meddelande som öppnar ett ämne. Men då vill du vara fokuserad på verksamheten utan att vara för formell. Jämför din bästa kommunikation med en business casual garderob där du inte dyker upp i dina träningsbyxor, men inte heller i en tredelad kostym. Du är fokuserad på de resultat du behöver uppnå men med en positiv röst.

#2 – Var självsäker men inte arrogant

I din kommunikation kommer du att vara mest effektiv när du balanserar självförtroende med ödmjukhet. Var tydlig och ha en synpunkt, men be också om input när det är lämpligt. Med din ton, låt avsändaren veta att du har dina egna perspektiv, men också värdesätt deras, med vetskapen om att du inte har alla svar.

#3 – Var kortfattad men inte kortfattad

Du vill komma till punkten i din affärskommunikation, men undvik att vara kort eller brysk. Ge sammanhang och anta inte att folk känner till bakgrunden till din kommunikation – om du inte är säker på att de gör det. Redigera din kommunikation innan du skickar så att du ger tillräckligt med detaljer utan att överväldiga läsaren.

Var också tydlig med vad du efterfrågar. Överväg att komma till punkten tidigt i din kommuniké och sedan ge mer detaljer eller bakgrund i den senare delen av meddelandet.

Ibland är det du inte tar med lika viktigt som det du gör – så var selektiv med vad du säger och inkludera de mest kritiska delarna av innehållet. Dessutom, överanvänd inte det skrivna ordet. Om ett skrivet meddelande tar mer än fem minuter att läsa, innehåller mer än fem poäng eller kräver mer än fem volleys, är det förmodligen bättre som ett snabbt samtal eller muntligt utbyte.

#4 – Var övertygande men inte känslomässig

När du känner passionerat för ett ämne eller om du är arg eller frustrerad, var särskilt försiktig med ditt svar. Du kommer att vilja vara övertygande när du gör ett argument för något när situationen är rätt, men undvik att vara defensiv, känslomässig eller arg i din ton. Om du känner dig extra laddad kan du överväga att vänta några timmar innan du trycker på skicka eller till och med sova på den innan du startar din anteckning.

#5 – Var autentisk men inte ouppmärksam

Mest av allt kommer du att vilja vara dig själv i din kommunikation – samtidigt är du uppmärksam på vad som kommer att vara mest påverkande för mottagaren/mottagarna av din kommunikation. För någon som är mycket datadriven vill du presentera bevisen, eller för någon mer känslig kan du lägga en extra mening på en uppvärmningslinje. Men gå inte överbord och gör det se till att du är autentisk. Fundera över hur din kommunikation kommer att tas emot och hur mottagaren mest gillar att höra och bäst förstår information.

Det är ett mirakel

Stor kommunikation kan bygga relationer och öka din trovärdighet, men du möter många hinder. Du använder ett ord som någon annan tolkar negativt. Du avser en ton som mottagaren läser fel. Du försenar ditt svar och din kollega gör felaktiga antaganden om varför du har gjort det. Och med skriftlig kommunikation saknar du alla ledtrådar och ledtrådar som är icke-verbala. Det är lite av ett mirakel att vi överhuvudtaget kan kommunicera när man funderar på barriärerna.

Men avsiktlighet hjälper. När du tar dig tid att kommunicera bra, överväga din publik och även läser om och redigerar, kommer du att skörda frukterna.

Dessutom, när du är mottagare av kommunikation, kan du också ge avsändaren fördelen av tvivel – genom att känna till barriärerna kan du se bortom de bokstavliga orden och lyssna efter positiva avsikter.

Avsikten är inte detsamma som påverkan

Du har hört att avsikt inte är lika med effekt och det gäller särskilt med skriftlig kommunikation, asynkron kommunikation och distanskommunikation. Men det är värt det att anstränga sig så att du kan bygga relationer, utveckla din trovärdighet och lyckas briljant i ditt arbete.