Google har precis lanserat Simplicity Sprints. Här är din DIY-version

I slutet av juli, Google tillkännagav sin första Simplicity Sprint, som syftar till "bättre resultat på kortare tid." Enligt VD Sundar Pichai kommer Simplicity Sprints att engagera anställda om att arbeta med ökad tydlighet och effektivitet; identifiera vilka farthinder som skulle kunna tas bort för bättre och snabbare resultat; och hur man tar ett entreprenöriellt tillvägagångssätt för att eliminera avfall.

De flesta av oss förenklar inte vårt eget arbete eftersom vi inte vet var vi ska börja. Vad ska du förenkla först? Och hur får man tid att göra det? Dessutom, hur vet du vad som är företagsbyråkrati kontra arbete som du har rätt att ändra?

Jag ställde samma frågor för ett decennium sedan när jag började intervjua människor runt om i världen för vad som blev Varför enkelt vinner. Chockerande nog stötte jag på väldigt få lösningar på komplexiteten på arbetsplatsen. Förutom mjukvarumetoden Agile och Lean Six Sigma – synonymt med stora tillverkare på 90-talet – hade organisationer inte många alternativ för att förenkla.

Idag behöver du inte en armé av projektledare eller dyra konsulter för att förenkla din arbetsdag. Allt du behöver är viljan att göra förändring - och en vilja att prova DIY-sprintarna nedan.

1. Förenkla alla formulär/dokument/rapporter som kräver mer än 30 minuter eller tre anställda. Vilka dokument, formulär eller rapporter är tidssugende för din organisation? Vet du om några andra team duplicerar samma ansträngning eller data? Hitta omedelbara möjligheter att förenkla genom att lista alla formulär/dokument/rapporter som tar mer än 30 minuter eller kräver mer än tre gruppmedlemmar att fylla i.

Härifrån bestämmer du vilka av dessa uppgifter som kan strömlinjeformas, pausas eller elimineras. Om du behöver köpa in från någon högre upp, använd lösningsdrivet språk för att rama in din förfrågan (dvs "denna förändring kommer att göra det möjligt för vårt team att ägna X antal veckotimmar till strategiska mål som Y eller Z"). Om ingen missar uppgiften senast nästa kvartal och det inte har någon negativ inverkan, vidta åtgärder för att radera den för alltid.

2. Uppmuntra och belöna anställda som skapar lösningar som förenklar en frustrerande process eller tidskrävande uppgift. När våra anställda skapar lösningar är det ett tecken på att en process eller ett system saktar ner deras arbetsflöde. Förutsatt att ingens hälsa eller säkerhet utsätts för risker är jag ett stort fan av lösningar. De finns i skärningspunkten mellan förenkling och innovation som möjligheter att stärka teammedlemmar och förbättra organisationens produktivitet.

Att börja ta bort flaskhalsar och belöna dem som förenklar ditt företag, tillkännage en månatlig tävling för den mest effektiva lösningen. Bjud in personer från alla områden och nivåer i ditt företag – och ta bort deltagarens namn/enheter från bidrag för att undvika partiskhet från domare. Kriterierna för "mest effektiv" kommer att variera beroende på din bransch och organisationsstorlek, men se till att belöningen för lösningar faktiskt motivera dina anställda.

3. Håll vecko- eller månadsvis förenklade sessioner. Bjud in anställda och ledarskap att komma förberedda för att identifiera en uppgift, möte eller process som är onödigt komplicerad eller överflödig. Målet är att eliminera, lägga ut eller förenkla så många av dessa uppgifter som möjligt under sessionen. Överväg att hålla dessa sammankomster på plats som en 4:XNUMX happy hour - gratis öl och snacks tenderar att uppmuntra deltagande - eller schemalägg dem kl. den gyllene timmen för dina distribuerade lag.

Varje organisation vill ha bättre prestanda. Och enkelhet är din väg framåt. Med de tre taktikerna ovan kan du börja skära bort komplexitet och skapa utrymme för mer meningsfullt arbete. Du kan inte bara genomföra dessa sprints virtuellt, personligen eller hybrid, du kan byta ut dem mot de improduktiva möten eller rapporter som du och ditt team eliminerar.