Förstå Walmarts automatiserade leverantörsförhandlingar

Det måste hända. WalmartWMT
använder nu artificiell intelligens (AI) för att köpa varor. Alltför ofta saknar företagsköpare tid att förhandla fullt ut med alla möjliga leverantörer. Historiskt sett har detta lämnat outnyttjade möjligheter på bordet för både köpare och leverantörer som är ivriga att vara en del av Walmart-sortimentet.

Ett team av experter förklarade att det ofta inte är optimalt att samarbeta med vad de kallar "slutleverantörer". Kostnaden för att anställa fler mänskliga köpare för att förhandla med dem skulle överstiga alla mervärden. Men om dessa förhandlingar kan hanteras med minimalt åtagande för köparen och förlita sig på småkakor som har lite förhandling, kan de sluta som lönsamma nya affärsmöjligheter värda att utöva.

Walmart löste problemet genom att använda artificiell intelligens-driven programvara som inkluderade ett textbaserat gränssnitt som förhandlar med Walmart-leverantörer direkt på uppdrag av Walmart. Avtalen följer cookie-cutter-villkor och är ofta inte förhandlingsbara. Konceptet var banbrytande i Walmart Kanada 2021 och leverantörens feedback användes för att förbättra systemet.

Inledningsvis började Walmart testa detta nya leverantörshanteringsverktyg med leverantörer som levererade "varor som inte var för återförsäljning." Den fokuserade sedan på förgodkända leverantörer så att behovet av att validera nya leverantörer inte skulle försena starten av pilotprojektet.

Det första pilotprogrammet involverade leverantörer som sålde "varor som inte var för återförsäljning" som vagnparkstjänster, vagnar och annan utrustning som används i butiker. Här såg ledningen tydliga möjligheter att förbättra betalningsvillkoren och säkra ytterligare rabatter. Företaget lyckades nå överenskommelser med 64 % av leverantörerna, långt över målet på 20 %. Resultaten visade en genomsnittlig vändning på 11 dagar, och Walmart fick i genomsnitt 1.5 % i besparingar och en förlängning av betalningsvillkoren till i genomsnitt 35 dagar.

Efter pilotframgången som beskrivs ovan gick företaget snabbt. Walmart bestämde sig för att gå direkt till en produktionspilot fokuserad på affärsmål. Walmarts "företagare" – personer som ansvarar för budgetar och ansvarar för att hantera relationer – hjälpte till att skapa användningsfall och scenarier för förhandlingar. Walmarts köpare tillhandahöll en lista över potentiella leverantörer som (1) gjorde tillräckligt med affärer för att motivera en förhandling och (2) som skulle välkomna en chans att förhandla på detta sätt. Det juridiska teamet såg sedan till att Chatbot-skriptet som användes i förhandlingarna och det resulterande kontraktet överensstämde med Walmarts avtalsstandarder och policy.

Enligt företaget kräver automatiserad upphandling att man exakt definierar gränserna för vad köparen är villig att medge i utbyte mot vad den vill ha. Till exempel: AI Chabot behöver känna till de specifika avvägningar som köparen är villig att ge för att till exempel gå från full betalning inom 10 dagar efter mottagandet av fakturan till att ta emot betalningar 15, 20, 30, 45 eller 60 dagar efter mottagande av faktura i utbyte mot förbättrade uppsägningsvillkor och möjlighet för leverantörer att utöka sin verksamhet med Walmart.

Framgångsrika produktionspiloter har hjälpt Walmart att sälja lösningen till andra delar av sin verksamhet. Efter pilotprojektet i Kanada är utplaceringar i USA, Chile och Sydafrika, samt Mexiko, Centralamerika och Kina nära förestående. Kategorierna har också utökats.

Man kan se banan växa fram här. När villkoren blir mer algoritmiska, kommer användningen av AI Chabot och andra förhandlingsverktyg att innebära att färre leverantörer och andra delar av utgiftspoolerna inte hanteras. Lika viktigt är att inköpsproffs fokuserar mindre på att förhandla om avtal och mer på att bygga strategiska relationer, ta itu med undantag och sträva efter ständiga förbättringar.

Denna rapport är baserad på fakta publicerad i en artikel i Harvard Business Review. Den skrevs av Remko Van Hoek, professor i supply chain management vid University of Arkansas Sam M. Walton College of Business tillsammans med Michael DeWitt, VP för strategisk inköp på Walmart International, Mary Lacity, framstående professor och direktör vid Blockchain Center of Excellence vid University of Arkansas Sam M. Walton College of Business, och Travis Johnson, senior director of procurement enablement solutions på Walmart International.

POSTSKRIPTUM: Walmarts ledarskap i att utveckla nya sätt att ha en ömsesidigt produktiv arbetsrelation med sina många leverantörer är en bra guide för resten av branschen. Uppenbarligen finns det ett behov av laglig övervakning för att se till att strikta Walmart-regler följs, men det fyndiga tänkandet bakom detta öppnar för spännande nya möjligheter som kan omdefiniera partnerskap mellan köpare och leverantörer.