4 tips för att öka din trovärdighet

Att kommunicera effektivt är utan tvekan en av de viktigaste färdigheterna för din framgång på jobbet – och i resten av ditt liv. När du kan formulera din poäng, uttrycka medkänsla och presentera ditt fall briljant, bygger du trovärdighet, förtroende, relationer och avancerar din karriär.

Men tyvärr kan kommunikation också vara utmanande – med för lite tid, för många klyftor mellan människor och så många komplexa idéer att dela med sig av. Men en ny studie visar vilken typ av kommunikation människor värdesätter – och därför hur du kan arbeta bäst med andra och skörda frukterna.

Kommunikation har stora effekter

Kommunikationsförmåga har stor betydelse för effektivitet och trovärdighet. Faktum är att när ledare uppfattas som att kommunicera mer effektivt – med mer värme och bemyndigande – är teammedlemmarna mer engagerade, effektiva och till och med optimistiska, enligt en studie av University of Bologna och Wilmar Schaufeli vid Utrecht University.

Och i en annan studie av Universitetet i Münster, människor bedömde kommunikationsstil över professionella meriter vid utvärdering av pålitlighet och trovärdighet hos innehåll och experter.

Utmaningen

Kommunikation är dock utmanande för många och 59 % av kunskapsarbetarna är oroade över minskad effektivitet i kommunikationen, särskilt som de arbetar hybrid – enligt en studie av Grammarly. Företagsledare i studien uppskattar att deras teammedlemmar förlorar i genomsnitt 7.5 timmar per vecka på dålig kommunikation, och 72 % rapporterar att deras team har kämpat med kommunikationseffektiviteten.

Dessutom sa 90 % av människorna att dålig kommunikation har negativa effekter som ökade kostnader (45 %), missade deadlines (39 %), minskat varumärkesrykte (34 %) eller minskad produktivitet (28 %). Och en studie av Pumble visade att 86 % av människorna tror att brist på effektiv kommunikation och samarbetsförmåga är de främsta orsakerna till misslyckanden på arbetsplatsen – och att när team kommunicerar effektivt kan det öka produktiviteten så mycket som 25 %.

Kommunicera bättre

Men det är möjligt att kommunicera mer effektivt och åtnjuta fler belöningar av kommunikation – som större trovärdighet och bättre relationer också.

#1 – Var selektiv

E-post kan få en dålig rap som en tidsfördriv, men de flesta föredrar det. I själva verket, enligt en studie av LiveCareer, det är högst upp på listan när det gäller hur människor vill kommunicera på jobbet. Det här är människors favoritformer av arbetskommunikation:

• e-postmeddelanden, 49 %
• Telefonsamtal, 23 %
• Snabbmeddelandeappar, 21 %

Och i en värld med för många möten kan e-post vara ett välkommet alternativ. I en studie av mmhmm, 57 % av personerna sa att ett möte kunde ha undvikits genom att använda ett e-postmeddelande, ofta eller väldigt ofta.

Var medveten om vad folk föredrar i allmänhet och använd e-post med tillförsikt – särskilt när e-post kan ersätta ett möte. Använd dessutom regeln om fem med e-post. Om ett e-postmeddelande tar längre tid än fem minuter att läsa, innehåller fler än fem rader eller kräver mer än fem utbyten för att få en lösning, kan det vara bättre att lyfta luren. Å andra sidan, om du behöver kommunicera mycket detaljer som folk kommer att behöva hänvisa till senare, kan e-post vara det perfekta kommunikationssättet.

Men fundera också på vad individer föredrar. För vissa är att sms:a i arbetssyfte ett olämpligt gränsöverskridande, men för andra är det väl accepterat. Eller i vissa fall kan du sakna någon med en Teams-chatt, men fånga dem enkelt i e-post. Och för säljaren som alltid sitter i bilen kan telefonsamtal fungera bäst.

#2 – Sänd live

Även om mycket av arbetet har gått på distans, finns det fortfarande ett enormt värde i livekommunikation. Enligt LiveCareer-studien instämde 83 % av de tillfrågade att onlinekommunikation var mer sannolikt att orsaka missförstånd än personlig kommunikation. Intressant nog (eller skrämmande) gällde detta särskilt inom hälso- och sjukvården där 97 % trodde att onlinekommunikation orsakade förvirring.

Och 81 % av människorna tyckte att onlinekommunikation var mer tidskrävande än personlig kommunikation. Det kan ta längre tid att ansluta, men när du väl gör det kommer du förmodligen att tycka att det är lättare att lösa frågor eller dela information personligen.

Magin med kommunikation ansikte mot ansikte är naturligtvis tätheten av information du kan arbeta igenom. Du kan dela nyanser av information och känslor förknippade med ett problem och komma snabbt till en lösning när du kan inkludera den icke-verbala informationen som kommer från livediskussioner. Även telefonsamtal möjliggör ett större utbyte av informationstäthet genom tonfall, talhastighet eller pauser i konversationen.

Och livediskussioner bygger också relationer mer effektivt. När du delar en rul av ögonen eller en axelryckning, litar du på någon med dina känslor eller din osäkerhet. När du lutar dig framåt, får ögonkontakt, erbjuder medkänsla eller skrattar tillsammans, visar du din uppmärksamhet och närvaro med någon.

Så, dyka upp på kontoret, ring någon på din videoplattform eller lyft telefonen för att lösa problem.

#3 – Investera tid

Om du spenderar tid på att kolla e-post så är du i gott sällskap. De flesta (40 %) spenderade två till tre timmar om dagen på att kolla e-post. Detta följdes av 33 % av personerna som bara tillbringade en eller två timmar.

Tiden som folk ägnade åt att kolla e-post baserades delvis på tjänstgöring. De med bara ett eller två års arbetslivserfarenhet spenderade minst tid på att kolla e-post och de med längst anställning spenderade mest tid. Detta kan baseras på e-posttrafiken de fick eller de positioner de befann sig i. Om människor utökar sina kontakter och inflytande över sina karriärer, kan de vara i mer kommunikations- eller e-postslingor, vilket kräver deras tid och uppmärksamhet.

Det är tydligen svårt att rensa ur e-postlådan. Trots de 69 % av människorna som spenderar en till tre timmar på att sortera och radera e-postmeddelanden varje vecka, har bara 38 % någonsin haft den söta smaken av "inkorg noll" utan några e-postmeddelanden i kön.

Att kommunicera effektivt tar tid, men det är också värt ansträngningen. Ledare som är närvarande och tillgänglig tenderar att vara de som litar mer på. Och kollegor som är lyhörda och bra på att följa upp är de som tenderar att föredra att arbeta med. Vanor som gör dig mer tillgänglig och lyhörd minskar närhetsbias och ökar din trovärdighet.

Så titta igenom e-postmeddelanden och svara snabbt på de som är lätta eller som folk väntar på dig för att fortsätta sitt eget arbete. Prioritera sedan de e-postmeddelanden som är viktiga, men som kommer att kräva mer av din tid eller koncentration. Och gruppera dem så att du kan ställa in tidsblock för att svara när du har en fokuserad period.

#4 – Var lyhörd

Förväntningarna på e-postsvarstid har eskalerat, med majoriteten av människor som vill ha svar på ett e-postmeddelande inom några timmar:

• 1–2 timmar, 19 %
• 3–6 timmar, 39 %
• 7–12 timmar, 32 %
• 13–23 timmar, 7 %
• 24 timmar och mer, 3 %

Dessutom svarar folk ofta på e-postmeddelanden utanför arbetstid – 84 % säger att de kollar inkorgar utanför arbetstid. På frågan hur ofta de kollar e-post svarade 49 % att de kollar e-post med några timmars mellanrum, 20 % kollar varje timme och 24 % kollar en gång om dagen.

Det bästa är att kolla e-post i en takt som matchar dina jobbkrav och din stil. Om du är i en roll som kräver mer omedelbar uppföljning vill du självklart kolla oftare. Men du kan också överväga din egen preferens för gränser.

För vissa människor lindrar det faktiskt stress att kontrollera mer regelbundet – att få saker gjorda och av sina tallrikar och erbjuda tillfredsställelse. För andra kan det fungera bättre att ställa in behållare med tid under dagen när du kan ta emot e-postmeddelanden på en gång.

Du kan också sätta gränser med kollegor. Var transparent om hur du vill ta emot kommunikation, hur ofta du kommer att kontrollera och vad folk kan förvänta sig när det gäller din uppföljning. Att vara öppen om dina arbetssätt kan hjälpa både dig och dina medarbetare att bli mer effektiva – att veta vad de kan förvänta sig av varandra.

Balansen

Din professionella trovärdighet bygger på många faktorer, men uppföljning, uppföljning och bra kommunikation står högst på listan när det gäller hur människor kommer att värdera dig, lära sig att lita på dig och vilja arbeta med dig.

Sätt sunda gränser för dig själv, men fundera också över vad lagkamrater behöver av dig för att bli framgångsrik. Att balansera dina behov och andras behov bidrar till din framgång, men också till din lycka och tillfredsställelse.